7 IKT-basert økonomisystem – KortSvar

Økonomisk styring handler om planlegging og oppfølging av økonomien i en bedrift. Det betyr å skaffe seg kontroll med ressursforbruket for å kunne styre bedriften mot økonomiske mål.

Et IKT-basert økonomisystem består av ulike delsystemer som er mer eller mindre formaliserte og mer eller mindre integrerte slik som ordre, fakturering, lønn, regnskap. I dag kan vi kjøpe slike standard programpakker for økonomifunksjonen i bedriften.

Forsystemet sørger først og fremst for å mate sentralsystemet med data. Men forsystemet kan også ha en selvstendig funksjon. Vi skiller mellom disse forsystemene ordrebehandling, fakturering, innkjøp og lager, kundereskontro, leverandørreskontro og lønnssystemer.

Sentralsystemet er kjernen i økonomisystemet og regnskapssystemet og budsjettsystemet står sentralt i denne delen. Der registrerer, bearbeider og lagrer en data av hensyn til de rapportene som skal produseres til både interne brukere og eksterne brukere.

I sentralsystemet er det mulig å hente ut opplysninger om virkelig salg og budsjettert salg og gjennomføre en avviksanalyse helt ned på produktnivå. Systemet kan også gjennomføre en tilsvarende avviksanalyse av kostnadene.

Ettersystemet, som henter sine data fra regnskapssystemet, produserer og leverer ulike rapporter til ledelsen og avdelingene internt og er pålagt å produsere og sende rapporter til skatte- og avgiftsmyndighetene både terminvis og på årsbasis. Det er snakk om avregning av merverdiavgift i 6 terminer årlig og tilsvarende for skattetrekksmidler og arbeidsgiveravgift. På årsbasis skal det produseres både et skatteregnskap og en årsrapport med finansregnskap og beretning fra styret.

Ordresystemet registrerer for eksempel varebestillinger.

Fakturasystemet henter opplysninger fra ordresystemet og skriver ut fakturaer.

Lagersystemet overvåker og registrerer alle lagerbevegelser som følge av kjøp eller salg.

Kunde- og leverandørreskontroene holder oversikt over utestående fordringer hos kunder og ubetalte fakturaer til leverandørene.

Lønnssystemet sørger for lønnsberegninger, lønnsutbetaling og rapportering til offentlige myndigheter.